Sözleşme Yönetimi Temelleri

İş sahipleri, satıcılar, müşteriler ve çalışanlarla yaptıkları sözleşmeleri yönetmeye gelince oynayacakları önemli işlevlere sahiptir. Sözleşme yönetimi alanı, yöneticilere şartlar üzerinde müzakere etme, sözleşme yazma, uyumluluk sağlama ve sonuçlar hakkında raporlama konusunda yardımcı olacak ipuçlarının ve araçların iskeletini sağlamayı amaçlamaktadır. Sözleşme yönetimi sürecinde dokuz adım vardır.

Tedavi Daveti

Sözleşme yönetimi süreci, işletmeler bir "tedavi etme daveti" yayınladığında başlar. Bu yasal terim, işletmenin ürünler veya hizmetler için teklifler almaya istekli olduğu, yeni bir çalışan işe almak istediği veya bir satıcıyla bir anlaşma yapmak istediği anlamına gelir. Başka bir deyişle, işletme belirli bir nedenle sözleşmeye girmeye hazırdır.

Sözleşmeyi Yazmak

Tedavi etme daveti görüldüğünde, işletme potansiyel sözleşmedeki teklifleri kabul edebilir. Örneğin, bir çalışan uygun bir pozisyon için girebilir veya bir satıcı, işletmeye bir hizmet sağlamak için bir teklif sunabilir. İşletme artık sözleşmeye uygun hüküm ve koşullara göre sözleşmeyi yazmaya başlayabilir. Bu terimler kanun tarafından belirlenebilir ve bazen duruma özgüdür. Kanun, örneğin çalışanlara asgari ücret ödenmesini gerektirir ve bu, sözleşmeye yansıtılmalıdır. Sözleşmeler sözlü olarak da yapılabilirken, çoğu işletme sözlü anlaşmalarla ortaya çıkabilecek yasal tuzaklardan kaçınmak için yazılı veya yazılı sözleşmeler yapar. İşletmeniz, yasal dilin meşru ve doğru olmasını sağlamak için bir sözleşme hazırlarken bir avukatın tavsiyesini almayı düşünebilir.

Müzakere

Müzakere, genellikle sözleşmenin yazılmasıyla aynı anda gerçekleşir. Anlaşmanın her iki tarafı da şartlar ve koşulları tartışır ve karşılıklı olarak kabul edilebilir bir dizi vaat ve yükümlülük üzerinde karar verir. Sözleşme hukuku, bir sözleşmenin tarafları arasında bir pazarlık olmasını gerektirir. Bu, her iki tarafın da diğerinin yararına bir şey vermesi veya değiş tokuş etmesi gerektiği anlamına gelir. Örneğin bir müşteriye bir ürün sattığınızda, müşteri üründen yararlanıyor ve siz de bu gelirden yararlanıyorsunuz.

Kabul

Sözleşme yönetimi sürecinin kabul aşaması çoğu zaman en sinir bozucu aşamadır çünkü taraflardan biri veya her ikisi de sözleşmede belirtilen şartlar ve koşullardan memnun olmayabilir. Ürün veya hizmet satıyorsanız, müşteri ürünü satın alacağı veya almayacağı için bu tür bir sorunla karşılaşmayabilirsiniz. Ancak, satıcılarla veya çalışanları işe alıyorsanız, sözleşme kabul edilmeden önce müzakere aşamasına geri dönmeniz gerekebilir.

Yürütme

Bir sözleşmeyi kabul eden taraflar genellikle kabulü belirtmek için bir şeyler yaparlar. Buna infaz denir. Yazılı bir sözleşmede, her iki taraf da sözleşmeyi genellikle bir tanığın önünde imzaladığında infaz gerçekleşir. Sözlü sözleşmelerde, uygulama normalde bir taraf diğerinden bir ürün veya hizmet karşılığında para verdiğinde gerçekleşir. Hizmet esaslı bir sözleşmede, uygulama, sözleşmede belirtilen görev veya yükümlülüklerin yerine getirilmesini de gerektirir. Örneğin, ofisinizi boyaması için birini işe alırsanız, bunu sözleşmede belirtilen şartlar ve sınırlar dahilinde yapmalıdır.

Uyumluluğu sağlamak

Sözleşme yöneticisi veya işletme sahibi, sözleşmedeki tüm hüküm ve koşulların her iki tarafça da karşılanmasını sağlamakla ilgilenmelidir. Taraflardan biri pazarlığın kendi tarafına dayanamazsa, diğer taraf, maliyetli olabilecek sözleşmenin ihlali için dava açabilir. Sürecin bu adımı, belki de bir göz atmak için en önemli adımdır.

Sözleşmenin Değiştirilmesi

Bazen, sözleşmenin taraflarından biri veya her ikisi, şartlarını veya koşullarını değiştirmeyi gerekli görür. İşe aldığınız ressamın işi tamamlamak için fazladan birkaç güne ihtiyacı olabilir veya çalışanlarınıza zam vermeye karar verebilirsiniz. Bu durumlarda, tipik olarak yeni bir sözleşme düzenlenir.

Denetim ve Raporlama

Çoğu işletme, üç ayda bir, altı ayda bir veya yıllık denetimlere katılır. Bu denetimler işletmeye, o dönem için tüm sözleşmelerin düzgün bir şekilde tamamlandığından ve ödenmemiş tüm borçların halledildiğinden emin olma şansı verir. Yönetim kurulunuz, yatırımcılarınız veya diğer kilit paydaşlarınız da tamamlanmış ve devam eden sözleşme taahhütlerinizin bir raporunu isteyebilir; denetim süreci, size nasıl para harcadığınızı ve kaynakları nasıl tahsis ettiğinizi kanıtlamak için belgeleri toplama şansı verir.

Sözleşmenin Yenilenmesi

Belirli bir satıcıyı kullanmaya devam etmek istiyorsanız, sözleşmeyi periyodik olarak gözden geçirmeniz ve yenilemeniz gerekir. Tazminat, hüküm ve koşullar hakkında herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için sözleşme sürecini tekrarlamanız gerekebilir.