Faks Görgü Kuralları

İş malzemelerinin faks yoluyla gönderilmesi büyük ölçüde bilgisayar ortamına aktarılmıştır, ancak iş iletişimi görgü kuralları hala geçerlidir. Bu, profesyonel bir sunum sağlamak ve fakslarınızın hedeflenen alıcılara ulaşmasını ve gizli bilgilerin gizli tutulmasını sağlamak içindir. Faks görgü kuralları, fakslama sürecini kolaylaştırmaya yardımcı olmak için dahili kuralların ve yönergelerin oluşturulmasına da yardımcı olur.

Giden Faks Tanımlayıcıları

İster elektronik olarak ister faks makinesiyle faks gönderiyor olun, her faksa her zaman tanımlayıcı bilgiler eşlik etmelidir. Bu, şirketinizin adını ve logosunu, iletişim bilgilerinizi ve faksı gönderen kişinin adını içermelidir. Ayrıca faks iletim tarihini, ekin niteliğini ve boyutunu ve faksın nedenini belirten bir not ekleyin.

Spam Yok

Faks makinenizi istenmeyen veya istenmeyen reklamlar göndermek için kullanmayın - bu yalnızca müşterilerinizi rahatsız eder. Faksları istenen bilgiler ve ara sıra haber güncellemeleri ile sınırlandırın ve istenmeyen faksları kısa tutun - en fazla bir veya iki sayfa. Aynı şekilde, istenmeyen postalara maruz kalmamak için faks numaranızı da koruyun. Bu, makinenizi bağlayabilir ve kağıt ve mürekkebi israf edebilir. Faks numaranızı yalnızca gerektiği kadar verin ve çalışanların kişisel faks göndermesini engelleyin.

Gizli Bilgileri Koruyun

Başkaları faks gönderirken fareyle üzerine gelmeyin ve tepside yeni bir faks gördüğünüzde, çıkarın, ters çevirin, alıcının gelen kutusuna koyun veya şahsen teslim edin. Bu, özel bilgilerin gizli tutulmasına yardımcı olacaktır. İlk önce acil gönderme ve alma ihtiyaçlarının karşılandığından emin olmak için gerekirse faks makinesinin kullanımına öncelik verin.

Faks Göndermeyi Düzenleyin

Mümkünse, gelen ve giden faksları, faks gereksinimlerini önceliklendirebilecek ve belgelerin gittikleri yere ulaşmasını sağlayabilecek bir yönetici asistanına emanet edin. Bu, personelin faks için sırada bekleme, makineyi düzenli olarak kontrol etme veya pozisyon için jokey yapma ihtiyacını ortadan kaldırır. Bu görevden sorumlu bir kişinin olması işlemleri kolaylaştırabilir ve faksı daha verimli hale getirebilir.

Ne Zaman Faks Gönderilmemeli

Faksların, kapak sayfasındaki isme ait olanlardan daha fazla gözle görülme potansiyeline sahip olduğunu unutmayın. Yanlış ellerde potansiyel olarak zarar verebilecek personel kayıtları veya şirket mali verileri gibi özel bilgileri fakslamayın. Bu tür veriler için bir gecede teslimatı veya hatta normal postayı düşünün.