İş E-postası Görgü Kuralları

İşletmeniz için iletişim kurmak için e-postayı kullanmak kullanışlı, ekonomik ve hızlı olabilir. E-posta, amacınızı doğru bir şekilde iletmek için gerekli olan vücut dili ve ses çekimlerine sahip değildir, bu nedenle uymanız gereken bazı iş e-postası görgü kuralları vardır. Doğru e-posta prosedürü olmadan, noktanız yanlış anlaşılabilir ve düzeltilmesi için kişisel iletişim gerektiren bir soruna neden olabilir.

Profesyonel Dili Kullanın

Microsoft Midsize Business Center'a göre, e-posta gönderirken argo dilden ve bölgesel konuşma dilinden kaçınmak en iyisidir. Yanlış anlaşılamayacak basit bir iş dili kullanmalısınız. Okuyucunuzun yanlış bir yoruma neden olmadan anlamınızı anlamasını sağlayacak kısa ve öz cümleler kullanın.

Yapısı

Standart bir iş mektubunda kullanacağınız aynı gramer yapısını ve cümle yapısını kullanın. Yüksek sesle gülmek için "LOL" gibi "İnternet konuşmasını" kullanmaktan kaçının ve bir noktayı vurgulamak için tüm büyük harfleri kullanmayın. Tüm büyük harflerin kullanılması, bağırmaya eşdeğerdir ve kaba kabul edilir.

Kısa Olun

Bir teslimatın onaylanması veya bir toplantı ayarlanması gibi hızlı bir mesajı iletmek için bir e-posta kullanılmalıdır. Bir iş e-postası kısa olmalı ve iki veya üç kısa cümleden oluşmalıdır. Konuyla ilgili tartışılacak daha fazla ayrıntı varsa, konuyu şahsen veya telefonla tartışmak istediğinizi belirtin.

Konu satırı

E-postanın yalnızca birkaç kelimeyle çok kısa bir açıklamasını veren bir konu satırı kullanın ve ayrıca adınızı konu satırına ekleyin, böylece alıcının e-postanın kimden olduğunu bilmesi için. Adınızı konu satırına dahil etmezseniz alıcı, bir pazarlama parçası olduğunu düşünerek e-postayı silebilir.

Ekleri Kullanma

Ekler genellikle şirket sunucularında e-posta filtreleri ile taranır. Ancak, bir iş e-postasına ek eklemeniz gerektiğini düşünüyorsanız, e-postanızın sonunda bir ek olduğunu belirttiğinizden ve ardından kısa bir açıklama yaptığınızdan emin olun.

HTML İçeriği

Birçok e-posta bülteni, e-posta için bir format oluşturmak ve grafikler eklemek için HTML içeriğini kullanır. Bir müşteriye veya iş ortağına gönderdiğiniz bir iş e-postası için HTML içeriğini kullanmaktan kaçınmak isteyeceksiniz. Bazı e-posta programları HTML içeriğini engeller ve sonuç, e-postanızın okunmasını kafa karıştırıcı hale getirebilir.