Yıl Sonunda Envanterinizi Doğru Şekilde Hesaplamak İçin Hangi Faaliyetleri Yapmalısınız?

Mali yılın sonunda envanterinizin muhasebeleştirilmesi, iş kayıtlarına göre depolarda bulunan stokun fiilen fiziksel olarak orada bulunduğunu doğrulamak anlamına gelir. Bu önemlidir çünkü alma hataları, kırılma, paketleme hataları ve hırsızlık nedeniyle genel tutarsızlıklara sahip olabilirsiniz. Her yıl sonunda envanter çıkarmak ve gerektiğinde sayıları düzeltmek, uzun yıllar boyunca hata birikiminin önüne geçer. Büyük envanter hataları, beklenmedik stok dışı koşullar nedeniyle iş kesintisine neden olabilir ve şirketinizin defterlerinin doğruluğundan şüphe duymanıza neden olabilir.

İşlemleri Kapat

Hesaplarda açık işlemleriniz varken yıl sonu envanteri alamazsınız. Yılın tüm satışlarını göndermiş ve yılın tüm satın alımlarını almış olmalısınız. Tüm bu işlemleri tamamladığınızda, bunları şirket defterine kaydetmeniz ve hesaplardaki tüm işlemleri kapatmanız gerekir, şirketiniz açıkça tanımlanmış bir duruma ulaşmıştır. Bu noktada defterlerdeki envanter, depolarda fiziksel olarak elinizde bulunan envanter ile eşleşmelidir. Tüm işlemleri kapatamazsanız, mutabakat aşamasında ilgili düzeltmeleri uygulamanız gerekir.

Fiziksel Envanteri Say

Fiziksel envanterinizi almak, depoya gitmek, orada depoda bulunan tüm öğeleri tanımlamak, her bir öğeden kaçının mevcut olduğunu saymak ve miktarları kaydetmek anlamına gelir. Doğruluk için, biri materyali kontrol eden ve diğeri rapor formlarına sayıları kaydeden iki kişilik ekiplere sahip olmalısınız. Ekipleriniz sıralı öğeleri saymalı, ancak aynı zamanda kırık parçaları, yanlış etiketlenmiş malzemeleri ve yanlış paketlenmiş ürünleri saymalı ve tanımlamalıdır.

Envanteri Uzlaştırın

Fiziksel bir envanter, genellikle hesaplardaki kayıtlara karşılık gelmeyen malzeme sayılarını gösterir. Uzlaşma, sayıların neden eşleşmediğini açıklamaya çalışır. Fiziksel envanter, kırılma veya yanlış paketleme gibi envanter sorunları yaşadığınızı gösterdiğinde, karşılık gelen sayıları hesaba katmak çoğu zaman fiziksel sayımla kitapların mutabakatını sağlar. Açıklanamayan tutarsızlıklarınız varsa, mutabakat bunları not etmeli ve bu belirli öğeler için sayıları uzlaştırmanın mümkün olmadığını vurgulamalıdır. Bazen henüz kapatılmamış işlemleri hesaba katmak için bu aşamada düzeltmeler yapmanız gerekecektir.

Bildiri

Fiziksel envanteri tamamladıktan ve mutabakat gerçekleştiğinde, sonuçları daha ileri işlem için yönetime bildirirsiniz. Bir yandan, sorunun tekrarını önlemek için yönetimin harekete geçebilmesi için ciddi tutarsızlıkların kaynaklarını belirlemelisiniz. Öte yandan, envanterdeki uzlaştırılamaz farklılıklar, hesaplardaki sayıların eldeki gerçek miktarları yansıtacak şekilde güncellenmesine yol açmalıdır. Yönetim, şirketin defterlerine bu tür değişiklikleri nasıl kaydedeceğine, kayıpları yazıp yazmayacağına, kazançlara karşı dengeleyeceğine veya fiziksel envanteri defterlerle eşleşecek şekilde ayarlayacağına karar vermelidir. Tamamlandığında, bu tür güncellemeler ve ayarlamalar, şirketin hesaplarındaki envanter numaralarıyla eşleşen fiziksel envanter ile yeni mali yıla başlamasına olanak tanır.