Başarılı Sözleşme Yönetim Süreçleri

Sözleşme yönetimi, bir şirketin gereksinimlerini doğrulamanın, bir tedarikçinin bulunmasının, ilgili ürün ve hizmetlerin satın alınmasının ve teslimatların kontrol edilmesinin tüm yönlerini içerir. Bir sözleşmeyi başarıyla yönetebilmeniz için bazı süreçler çok önemlidir. Bu temel süreçler, tedarikçinizin teslim ettiği ürünlerin, siz sözleşmeyi müzakere etmeden ve satın alma siparişini vermeden önce belirlediğiniz ihtiyaçları karşılamasını sağlar.

İhtiyaçların Belirlenmesi

Şirketinizin, çalışanların belirlediği özel ihtiyaçları olduğu için sözleşmeler düzenlersiniz. Başarılı bir sözleşme yönetimi için önemli bir süreç, tam olarak neye ihtiyaç duyulduğunu ve tedarikçinin neyi teslim etmesi gerektiğini netleştirmektir. Sözleşme yönetiminin bu aşamasındaki doğruluk, gerekli malzemeyi teslim aldığınızda başarılı bir tamamlanma olasılığını artırır.

Şartnamenin Yazılması

Şirketinizin neye ihtiyacı olduğuna dair net bir fikriniz olduğunda, bunu potansiyel tedarikçilerin anlayabileceği bir forma koymanız ve gerekli teslimat sürelerini, geçerli standartları, ödeme koşullarını ve şirketinizin normalde kullandığı diğer hüküm ve koşulları eklemeniz gerekir. Spesifikasyon süreci, bir tedarikçinin sözleşmeyi ne zaman tamamladığını doğrulamanıza izin veren belgeler ile sonuçlanır.

Tedarikçileri Belirleme

Spesifikasyon, tedarikçilere ne teslim etmelerini istediğinizi söyler. Rekabetçi bir teklif verme süreci için en az üç tedarikçiye ihtiyacınız var. Büyük projeler için, şartnamenin bir özetini göndererek ve şirketlerden teklif vermekle ilgilenip ilgilenmediklerini belirtmelerini isteyerek tedarikçileri önceden nitelendirmek isteyebilirsiniz. Bu süreç, en az üç teklif aldığınızdan emin olmanızı sağlar.

Sipariş Verme

Siparişi vermeden önce, teklifleri değerlendirmeli ve şartnameyi yerine getirirken fiyatı en düşük olanı seçmelisiniz. Bazen bu, fiyatlandırma veya teklif sahiplerinin cevapları net değilse müzakere yapmayı içerir. Kazanan teklifi seçtikten sonra, spesifikasyonunuza göre satın alma emrini düzenleyebilirsiniz.

uyma

Sözleşmenin uygulama aşaması, başarılı sözleşme yönetimi için kritiktir. Ana süreç, tedarikçinin sözleşme ve şartnameye uygun olarak ilerlemesini sağlamaktır. İlerlemeyi incelemek için tedarikçi ve tedarikçi tesislerini ziyaret etmeniz gerekebilir veya sunulan belgelere göre uygunluğu değerlendirebilirsiniz. Anahtar, tedarikçi sözleşmeyi yürütürken uygunluğu sağlamak ve teslimatın kontrol edilmesini beklememektir.

Ödeme

Sözleşmeler bazen işin ilerlemesi sırasında kısmi ödeme yapılmasını gerektirir veya teslimattan sonra ödeme belirtebilirler. Her iki durumda da, ödemenin bir kısmı normalde sözleşme işi bittikten sonra yapılır. Nihai ödemeyi onaylamadan önce, tedarikçinin şartnameye göre tüm işleri tamamladığını ve tüm gerekliliklerini karşıladığını doğrulamanız gerekir.

gözden geçirmek

Şirketler genellikle malzemeye talepte bulunan çalışanlar ve onu kullananlarla bir sözleşme incelemesi gerçekleştirir. Bu incelemede, sözleşme yönetimi konusunda neyin başarılı olduğu ve nerelerde iyileştirilebileceği hakkında bilgi edinebilirsiniz. Önemli sorunlar ek işlem gerektirebilir.