İş İletişiminde E-posta Kullanımı

İş yapmak söz konusu olduğunda, e-posta iletişimin kralıdır - ancak bu, her biçimde ve her durumda uygun olduğu anlamına gelmez. İnce yazılmış, iyi yazılmış bir e-posta, çalışma tarzınız hakkında çok şey söylerken, kötü yazılmış, net olmayan bir e-posta kafa karışıklığına ve zaman ve verimlilik kaybına yol açan sorunlara neden olabilir. Daha da kötüsü, itibarınıza zarar verebilir.

E-posta Uygun mu?

Bir iş ortamında e-postayı etkili bir şekilde kullanmanın bir parçası, bir e-posta göndermenin ne zaman uygun olup olmadığını bilmeyi içerir. Yazmaya başlamadan önce, uzun vadede yüz yüze görüşmenin veya telefon görüşmesinin daha kolay olup olmayacağını düşünün. Mesajınız uzun ve karmaşıksa, verilecek bilgi gizliyse veya e-postanızın tonu kolayca yanlış anlaşılabiliyorsa bu seçeneklerden birini seçmek isteyebilirsiniz.

Etkili Konu Satırları

Bir e-postanın konu satırı atılabilecek bir şey gibi görünse de, başka bir şey değildir. Konu satırı, özellikle bir toplantının tarihine veya bir son teslim tarihine atıfta bulunuyorsa, spesifik olmalıdır. "Bilginize" veya "Soru" gibi tek kelimelik bir konu satırı, neye ihtiyacınız olduğunu veya ne zaman ihtiyacınız olduğunu iletmez. Mümkün olduğunca spesifik olun - bir kişinin bir günde kaç e-posta aldığını bir düşünün.

Alıcının konu satırınızı görmesini ve bunun hemen ilgilenilmesi gereken bir e-posta olduğunu anladığından emin olmak istersiniz.

Kısa ve Öz Olun

E-postanızın alıcısına iletmeniz gereken çok uzun bir mesajınız varsa, bir telefon görüşmesi yapmayı düşünün. Aksi takdirde, konuya dikkat edin. Bu, cümlelerinizi kısa ve anlaşılması kolay tutmayı içerir.

Not: Kısa olmak istemeniz, "çünkü" için "bc" veya "Siz" için "U" gibi genel bir kısaltma kullanmanız gerektiği anlamına gelmez. Profesyonel olun ve tüm kelimeleri uygun şekilde heceleyin.

Uygun Tonu Vurun

Bir e-postanın tonunu yanlış yorumlamak çok kolaydır - birisinin biraz kaba bir şey ima ettiğini düşündüğünüz her anı düşünün, ancak bununla bir şey ifade etmiyorlardı. İş iletişiminde, kişiyle kişisel bir ilişkiniz olsa bile resmi kalın. Kibar olma, doğru noktalama işaretleri kullanma ve çoğu durumda emojileri atlama tarafında hata.

Bir e-posta aldıktan sonra sinirli veya sinirliyseniz, yanıt vermeden önce biraz zaman ayırın. Negatif bir şekilde tepki verdiğinizde, bu tonla karşılaşabilirsiniz - ve bu, sıradaki sorunlara neden olabilir. Profesyonel olmayan bir şekilde bağırıyormuşsunuz gibi göründüğünden, bir iş iletişiminde tümü büyük harf kullanmayın.

Alıcı olarak

E-postanın iş iletişimi olarak doğru kullanımı sadece gönderene verilmez. İş e-postanızı kontrol ederken, etkili bir şekilde iletişim kurmak için üzerinize düşeni yapın. Göndereni asılı bırakmayın; Bir e-postaya uzun bir yanıt yazamasanız bile, en azından gönderenin e-postayı aldığınızı ve yakında yanıt vermeyi planladığınızı bilmesini sağlayan bir not yazın.